L'extrait Kbis est le document officiel qui atteste de l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Si vous avez déjà effectué des démarches administratives, comme l'ouverture d'un compte bancaire professionnel ou la signature d'un contrat avec un fournisseur, vous avez sans doute entendu cette phrase : "Merci de nous fournir un Kbis de moins de 3 mois".

Pourtant, si vous regardez votre document, aucune date de péremption n'y figure. Pourquoi cette exigence de trois mois est-elle devenue la norme ? Est-ce une loi ou une simple habitude ?

Une durée de validité basée sur l'usage et non la loi

Contrairement à une carte d'identité ou un passeport, l'extrait Kbis n'a pas de date de validité légale stricte. En théorie, un Kbis émis il y a un an est toujours un document officiel. Cependant, dans la pratique des affaires, il devient "périmé" très vite.

La raison est simple : la vie d'une entreprise évolue en permanence. En l'espace de quelques mois, de nombreux changements cruciaux peuvent survenir :

Changement de dirigeant ou de gérant.
Déménagement du siège social (transfert).
Modification du capital social.
Ouverture d'une procédure collective (redressement ou liquidation judiciaire).

Si un partenaire accepte un Kbis vieux de 6 mois, il risque de se baser sur des informations obsolètes. La règle des "3 mois" est donc un usage administratif pour garantir la fraîcheur de l'information. C'est une sécurité pour les tiers (banques, fournisseurs, administration) qui s'assurent ainsi que la société est toujours en bonne santé et que son représentant légal est bien celui indiqué sur le papier.

Comment obtenir un Kbis à jour rapidement ?

Puisque votre Kbis doit être renouvelé régulièrement pour vos démarches, il est important de savoir comment se le procurer sans perdre de temps. Heureusement, les procédures se sont largement numérisées.

Voici les options pour récupérer un Kbis datant de moins de 3 mois :

Sur le site d'Infogreffe : Vous pouvez commander un extrait ponctuel (payant) ou mettre en place un envoi automatique périodique. Cette option est idéale pour toujours avoir un Kbis valide sous la main sans y penser.
Sur MonIdenum (gratuit) : Si vous êtes le dirigeant de l'entreprise, vous pouvez télécharger gratuitement votre propre Kbis numérique illimité via cette plateforme officielle gérée par les greffiers.
Au tribunal de commerce : Il est toujours possible de se rendre au greffe pour obtenir une version papier certifiée, bien que cela soit plus long.

En résumé, gardez en tête que le Kbis est une photographie de votre entreprise à l'instant T. Pour qu'elle soit fidèle à la réalité, elle doit être récente.